Qué borra una ventana de conservación

Un ajuste de conservación que borra mensajes y guarda todo lo demás no es un ajuste de conservación. Es una bandeja de entrada ordenada.

Esta página explica qué contiene realmente una conversación, qué tiene que eliminar una ventana para que el ajuste signifique algo, y por qué las definiciones de negocio necesitan una regla aparte.

¿Qué hay dentro de una conversación?

Cuatro cosas, y solo la primera se ve.

1. Los mensajes. Sus preguntas y las respuestas del asistente.
2. Las llamadas a herramientas. Cada consulta que ejecutó el asistente: la tabla, los filtros, los campos.
3. Los resultados de las herramientas. Las filas que devolvieron esas consultas. Estos son sus datos contables, ahí dentro de la conversación.
4. Los adjuntos y los archivos. Todo lo que se haya subido y todo lo que se haya generado, como una hoja de cálculo o un PDF.

El punto 3 es el importante. Cuando un equipo financiero se preocupa por una conversación, se preocupa por las filas, no por la prosa. Una ventana de conservación que borra solo los puntos 1 y 4 deja los datos donde estaban.

¿Qué borra la ventana?

La conversación con sus llamadas a herramientas y sus resultados. No se archiva, no se anonimiza y no se mueve a almacenamiento frío.

Cada empresa cliente fija la ventana. El rango va de 1 día a 365 días, y el valor de partida son 14 días. Un proceso diario elimina lo que ha superado la ventana. El cambio del ajuste queda registrado en el log de auditoría.

¿De cuánto debería ser la ventana?

No hay una respuesta correcta, así que decida a partir de cómo trabaja su equipo.

Corta, entre 1 y 14 días. Adecuada para empresas que tratan las conversaciones como notas de trabajo. Se actúa sobre la respuesta y la conversación no tiene valor después. Es la opción de menor exposición y el valor por defecto, por algo será.

Media, entre 30 y 90 días. Adecuada para equipos que retoman sus propios análisis a lo largo de un trimestre. También encaja con un equipo que tiene que mostrar cómo se obtuvo una cifra cuando alguien lo pregunta un mes después.

Larga, hasta 365 días. Adecuada cuando la conversación forma parte de cómo el equipo documenta su razonamiento. Tenga claro que está eligiendo guardar filas contables durante un año en un segundo sistema.

Una regla, sea cual sea el número: no elija una ventana larga porque quizá quiera las definiciones más adelante. Las definiciones tienen su propio ajuste, que es la sección siguiente.

¿Por qué las definiciones de negocio tienen un ajuste aparte?

Porque una definición no es una conversación.

Cuando su equipo acuerda qué significa «vencido», ese hecho sigue siendo cierto el año que viene. Si caducara con el chat que lo produjo, el asistente volvería a aprender la misma definición cada quince días, y le haría a su equipo la misma pregunta cada quince días.

Por eso las entradas de conocimiento tienen su propio ajuste de conservación, y sin caducidad por defecto. Si no se tocan, una entrada vive hasta que el ciclo la retira: sustituida por otra mejor, rechazada en la revisión, o marcada como obsoleta porque la consulta que había detrás dejó de devolver datos.

Aun así puede fijar una ventana para el conocimiento. El producto le avisa antes de que también se borrarán definiciones que siguen siendo correctas, porque esa es la consecuencia real y no debería pillarle por sorpresa.

La conservación y las normas de contabilidad

En toda conversación danesa sobre esto sale una pregunta: si los registros contables deben guardarse cinco años, ¿puede estar bien una ventana de 14 días?

Sí, porque son cosas distintas. El sistema contable es el registro. Business Central contiene los movimientos, y las normas de conservación se aplican a él. La conversación es una nota de trabajo sobre ese registro, y borrar la nota no borra el movimiento.

Merece la pena aclarar la confusión explícitamente con su auditor una vez, porque la respuesta determina el ajuste. Si alguien trata el chat como la pista de auditoría, lo que está mal es el diseño del sistema, no la ventana de conservación.

Las empresas danesas tienen un segundo motivo para mantener limpia la frontera. Desde el 1 de enero de 2026, el requisito de contabilidad digital se extiende a los empresarios individuales y las asociaciones con más de 300.000 kr. de ingresos netos durante dos años consecutivos. El sistema contable registrado es el registro. Un asistente lo lee.

Qué comprobar en cualquier producto

1. ¿La ventana borra los resultados de las herramientas, o solo los mensajes?
2. ¿Quién fija la ventana: usted o el proveedor?
3. ¿Queda registrado el cambio del ajuste?
4. ¿Las definiciones de negocio y las memorias siguen la misma ventana, y se pueden elegir por separado?
5. ¿Qué pasa con los archivos generados y las exportaciones?
6. ¿Puede demostrar que un borrado ha ocurrido?

La pregunta 1 es la que separa un ajuste real de una línea en una lista de funciones. Hágala primero.