Qué borra un plazo de conservación

Un ajuste de conservación que borra mensajes y guarda todo lo demás no es un ajuste de conservación. Es una bandeja de entrada ordenada.

Esta página explica qué contiene realmente una conversación, qué tiene que eliminar un plazo para que el ajuste signifique algo, y por qué las definiciones de negocio necesitan una regla aparte.

¿Qué hay dentro de una conversación?

Cuatro cosas, y solo la primera se ve.

1. Los mensajes. Sus preguntas y las respuestas del asistente.
2. Las llamadas a herramientas. Cada consulta que ejecutó el asistente: la tabla, los filtros, los campos.
3. Los resultados de las herramientas. Las filas que devolvieron esas consultas. Estos son sus datos contables, ahí dentro de la conversación.
4. Los adjuntos y los archivos. Todo lo que se haya subido y todo lo que se haya generado, como una hoja de cálculo o un PDF.

El punto 3 es el importante. Cuando un equipo financiero se preocupa por una conversación, se preocupa por las filas, no por el texto. Un plazo de conservación que borra solo los puntos 1 y 4 deja los datos donde estaban.

¿Qué borra el plazo?

La conversación con sus llamadas a herramientas y sus resultados. No se archiva, no se anonimiza y no se mueve a almacenamiento frío. Las copias de seguridad de la base de datos guardan una copia hasta que caducan en su propio ciclo.

Cada empresa cliente fija el plazo. El rango va de 0 a 365 días, y el valor de partida son 14 días. Un proceso diario elimina cada conversación cuando lleva sin actividad más tiempo que el plazo. El cambio del ajuste queda anotado en el registro de auditoría.

Junto a él hay dos ajustes. Un administrador puede permitir que las personas marquen un chat para conservarlo, y ese chat queda fuera del borrado automático. Y las conversaciones que alguien de fuera de la empresa, como UNI4C o su asesor contable, mantuvo dentro de una ventana de acceso pueden seguir un plazo propio.

¿De cuánto debería ser el plazo?

No hay una respuesta correcta, así que decida a partir de cómo trabaja su equipo.

Corto, hasta 14 días. Adecuado para empresas que tratan las conversaciones como notas de trabajo. Se actúa sobre la respuesta y la conversación no tiene valor después. Es la opción de menor exposición y el valor por defecto, por algo será.

Medio, entre 30 y 90 días. Adecuado para equipos que retoman sus propios análisis a lo largo de un trimestre. También encaja con un equipo que tiene que mostrar cómo se obtuvo una cifra cuando alguien lo pregunta un mes después.

Largo, hasta 365 días. Adecuado cuando la conversación forma parte de cómo el equipo documenta su razonamiento. Tenga claro que está eligiendo guardar filas contables durante un año en un segundo sistema.

Una regla, sea cual sea el número: no elija un plazo largo porque quizá quiera las definiciones más adelante. Las definiciones tienen su propio ajuste, que es la sección siguiente.

¿Por qué las definiciones de negocio tienen un ajuste aparte?

Porque una definición no es una conversación.

Cuando su equipo acuerda qué significa «vencido», ese hecho sigue siendo cierto el año que viene. Si caducara con el chat que lo produjo, el asistente volvería a aprender la misma definición cada quince días, y le haría a su equipo la misma pregunta cada quince días.

Por eso las entradas de conocimiento tienen su propio ajuste de conservación, y sin caducidad por defecto. Si no se tocan, una entrada vive hasta que el ciclo la retira: sustituida por otra mejor, rechazada en la revisión, o marcada como obsoleta porque la consulta que había detrás dejó de devolver datos.

Aun así puede fijar un plazo para el conocimiento. El producto le avisa antes de que también se borrarán definiciones que siguen siendo correctas, porque esa es la consecuencia real y no debería cogerle por sorpresa.

La conservación y las normas de contabilidad

En toda conversación danesa sobre esto sale una pregunta: si los registros contables deben guardarse cinco años, ¿puede estar bien un plazo de 14 días?

Sí, porque son cosas distintas. El sistema contable es el registro. Business Central contiene los movimientos, y las normas de conservación se aplican a él. La conversación es una nota de trabajo sobre ese registro, y borrar la nota no borra el movimiento.

Merece la pena aclarar la confusión explícitamente con su auditor una vez, porque la respuesta determina el ajuste. Si alguien trata el chat como la pista de auditoría, lo que está mal es el diseño del sistema, no el plazo de conservación.

Las empresas danesas tienen un segundo motivo para mantener limpia la frontera. Desde el 1 de enero de 2026, el requisito de contabilidad digital se extiende a los empresarios individuales y las asociaciones con más de 300.000 DKK de ingresos netos durante dos años consecutivos. El sistema contable registrado es el registro. Un asistente lo lee.

Qué comprobar en cualquier producto

1. ¿El plazo borra los resultados de las herramientas, o solo los mensajes?
2. ¿Quién fija el plazo: usted o el proveedor?
3. ¿Queda registrado el cambio del ajuste?
4. ¿Las definiciones de negocio y las memorias siguen el mismo plazo, y se pueden elegir por separado?
5. ¿Qué pasa con los archivos generados y las exportaciones?
6. ¿Puede demostrar que un borrado ha ocurrido?

La pregunta 1 es la que separa un ajuste real de una línea en una lista de funciones. Hágala primero.