Cinco niveles de acceso de la IA a un ERP

«La IA lee su ERP» lo dice todo proveedor de esta categoría, y describe cinco cosas distintas. La distancia entre la primera y la quinta es la diferencia entre una demostración y un sistema que un equipo financiero puede usar.

Use esta escalera para situar cualquier producto, incluido este.

Los cinco niveles

Cada nivel resuelve un problema que tiene el nivel inferior. Cada nivel también cuesta más de construir, y por eso los productos se quedan en peldaños distintos.

Nivel 1: subir un documento

Usted exporta un informe, sube el archivo y hace preguntas sobre él.

Esto funciona, y es más útil de lo que parece para un análisis puntual. Tiene dos límites. Los datos son tan viejos como la exportación, y la respuesta solo cubre lo que se le ocurrió exportar.

Cualquier asistente puede hacer esto. No es una integración con el ERP, y un producto que lo describa como tal está exagerando.

Nivel 2: una copia nocturna

Los datos se copian a un almacén, un lago de datos o un modelo semántico, y el asistente lee la copia.

Esta es la respuesta correcta para el análisis de tendencias a lo largo de periodos largos, y es donde vive la mayor parte de la inteligencia de negocio por buenas razones: la copia está diseñada para el análisis, es rápida, y las consultas pesadas no tocan el sistema de producción.

El límite es el tiempo. La copia es tan vieja como la última carga. «¿Qué clientes superan ahora mismo su límite de crédito?» no se puede responder aquí, y esa es la pregunta que hace un controller.

Hay un segundo límite que es fácil pasar por alto. La copia tiene su propio modelo de permisos, normalmente más grueso que el del sistema ERP. Una persona que no puede ver una empresa en Business Central a menudo sí puede verla en el almacén.

Nivel 3: una lectura en vivo con una cuenta compartida

El asistente se conecta con una cuenta de servicio y lee el sistema en vivo.

Ahora los datos están al día, y aparece un problema real. El asistente responde con los permisos de la cuenta, no con los de quien pregunta. Todos los usuarios tienen, en la práctica, los permisos de la cuenta.

De ahí salen dos consecuencias. Un comercial puede hacer una pregunta cuya respuesta incluya datos que no debería ver, y el registro de auditoría nombra a la cuenta de servicio en lugar de a la persona. Lo primero es un problema de protección de datos. Lo segundo elimina la respuesta a «¿quién ha pedido esto?».

Los proveedores llegan rápido al nivel 3 porque es fácil de construir y queda bien en una demostración. Pregúntele a cualquier proveedor cuya demostración le impresione con qué cuenta se ha ejecutado la consulta.

Nivel 4: una lectura en vivo como quien pregunta

Cada conexión pertenece a un usuario y contiene las credenciales delegadas de esa persona. El asistente lee a través de ellas, así que es el sistema ERP el que impone el permiso.

Este es el nivel en el que la cuestión de los permisos queda realmente resuelta, porque el límite no es una instrucción en un prompt que una pregunta ingeniosa pudiera sortear. Es la misma comprobación que se aplica cuando la persona abre la página por sí misma.

El servidor MCP de Business Central de Microsoft está en este nivel: Microsoft indica que todas las operaciones se realizan con su identidad y sus permisos de usuario, y que los registros de auditoría muestran quién realizó cada acción.

Nivel 5: cifras verificadas y registro escrito

El nivel 4 responde a «¿puede esta persona leer esto?». No responde a «¿es real el número de la frase?».

El nivel 5 añade tres cosas:

El modelo escribe la consulta, no el valor. La plataforma ejecuta la consulta, representa las filas y le dice al modelo únicamente que ha aparecido un resultado.

Las cifras de la prosa se comprueban. Cada cifra de la respuesta escrita se coteja con las filas devueltas en el mismo turno. Todo lo que no esté fundamentado se elimina.

La lectura informa de sus propios límites. El resultado lleva el número de registros y si quedan filas, y una agregación sobre una lectura truncada se rechaza.

La investigación sobre alucinaciones en datos financieros describe los fallos a los que apunta este nivel: una cifra atribuida al periodo equivocado, un umbral recordado en lugar de recuperado, un total verosímil y equivocado. Todos ellos sobreviven a cualquier control del nivel 4.

Cómo situar un producto en diez minutos

Cuatro preguntas, en este orden.

1. ¿Cuándo se leyeron estos datos? Si la respuesta es una hora en lugar de «ahora», es nivel 1 o 2.
2. ¿Con qué cuenta se ejecutó la consulta? Si es una cuenta de servicio, es nivel 3.
3. ¿Cuántas filas devolvió esa consulta, y había más? Si el producto no lo sabe decir, no puede agregar de forma fiable.
4. ¿De dónde ha salido ese número en concreto? Señale una cifra de la prosa, no de una tabla. Si el producto no la puede rastrear hasta una fila, es nivel 4.

La mayoría de los productos de esta categoría están en el nivel 3 y se describen con el lenguaje del nivel 5.

¿Qué nivel necesita usted?

No todo el mundo necesita el nivel 5.

Si analiza tendencias a lo largo de años y todo el que pregunta puede verlo todo, el nivel 2 es correcto y más barato.

Si hay personas con permisos distintos haciendo preguntas sobre datos actuales, necesita el nivel 4 o el problema de permisos es suyo.

Si una cifra sale del edificio, en un informe para el consejo, en un covenant bancario o en una carta a un cliente, necesita el nivel 5. A esa altura, el coste de un solo número equivocado y rotundo es mayor que el coste del sistema entero.