Was eine Aufbewahrungsfrist löscht

Eine Aufbewahrungseinstellung, die Nachrichten löscht und alles andere behält, ist keine Aufbewahrungseinstellung. Sie ist ein aufgeräumtes Postfach.

Diese Seite erklärt, was eine Unterhaltung wirklich enthält, was eine Frist entfernen muss, damit die Einstellung etwas bedeutet, und warum Geschäftsdefinitionen eine eigene Regel brauchen.

Was steckt in einer Unterhaltung?

Vier Dinge, und nur das erste ist sichtbar.

1. Die Nachrichten. Ihre Fragen und die Antworten des Assistenten.
2. Die Werkzeugaufrufe. Jede Abfrage, die der Assistent ausgeführt hat: die Tabelle, die Filter, die Felder.
3. Die Werkzeugergebnisse. Die Zeilen, die diese Abfragen zurückgegeben haben. Das sind Ihre Buchhaltungsdaten, und sie liegen in der Unterhaltung.
4. Die Anhänge und die Dateien. Alles Hochgeladene und alles Erzeugte, etwa eine Tabelle oder ein PDF.

Punkt 3 ist der wichtige. Wenn sich ein Finanzteam um eine Unterhaltung sorgt, sorgt es sich um die Zeilen, nicht um den Fließtext. Eine Aufbewahrungsfrist, die nur die Punkte 1 und 4 löscht, lässt die Daten liegen.

Was wird nach Ablauf der Frist gelöscht?

Die Unterhaltung mit ihren Werkzeugaufrufen und ihren Werkzeugergebnissen. Nicht archiviert, nicht anonymisiert und nicht in einen Kaltspeicher verschoben. Datenbanksicherungen enthalten eine Kopie, bis sie in ihrem eigenen Zyklus auslaufen.

Jedes Kundenunternehmen legt die Frist fest. Der Bereich reicht von 0 bis 365 Tagen, und der Startwert sind 14 Tage. Ein täglicher Job entfernt jede Unterhaltung, sobald sie länger als die Frist ohne Aktivität war. Die Änderung an der Einstellung wird selbst im Audit-Protokoll festgehalten.

Daneben stehen zwei Einstellungen. Ein Administrator kann erlauben, dass Personen einen Chat zum Behalten markieren; er fällt dann aus der automatischen Löschung heraus. Und Unterhaltungen, die jemand außerhalb des Unternehmens, etwa UNI4C oder Ihre Steuerberatung, in einem Zugriffsfenster geführt hat, können einer eigenen Frist folgen.

Wie lang sollte die Frist sein?

Es gibt keine richtige Antwort, entscheiden Sie also danach, wie Ihr Team arbeitet.

Kurz, bis zu 14 Tagen. Richtig für Unternehmen, die Unterhaltungen als Arbeitsnotizen behandeln. Nach der Antwort wird gehandelt, und danach hat die Unterhaltung keinen Wert. Das ist die Möglichkeit mit dem geringsten Risiko und nicht ohne Grund der Standard.

Mittel, zwischen 30 und 90 Tagen. Richtig für Teams, die ihre eigene Analyse über ein Quartal hinweg wieder aufgreifen. Es passt auch zu einem Team, das zeigen muss, wie eine Zahl entstanden ist, wenn einen Monat später jemand nachfragt.

Lang, bis zu 365 Tagen. Richtig, wenn die Unterhaltung Teil davon ist, wie das Team seine Überlegungen dokumentiert. Machen Sie sich klar, dass Sie sich damit entscheiden, Buchhaltungszeilen ein Jahr lang in einem zweiten System vorzuhalten.

Eine Regel gilt unabhängig von der Zahl: Wählen Sie keine lange Frist, weil Sie die Definitionen später noch brauchen könnten. Definitionen haben ihre eigene Einstellung, und darum geht es im nächsten Abschnitt.

Warum haben Geschäftsdefinitionen eine eigene Einstellung?

Weil eine Definition keine Unterhaltung ist.

Wenn Ihr Team festlegt, was „überfällig“ bedeutet, dann stimmt das nächstes Jahr noch. Verfiele es mit dem Chat, aus dem es entstanden ist, würde der Assistent dieselbe Definition alle zwei Wochen neu lernen, und er würde Ihrem Team alle zwei Wochen dieselbe Frage stellen.

Wissenseinträge haben deshalb ihre eigene Aufbewahrungseinstellung, und standardmäßig keine Frist. Lässt man sie in Ruhe, lebt ein Eintrag, bis der Prüfkreislauf ihn zurückzieht: ersetzt durch einen besseren Eintrag, in der Prüfung abgelehnt, oder als veraltet markiert, weil die Abfrage dahinter keine Daten mehr zurückgibt.

Sie können trotzdem auch für das Wissen eine Frist festlegen. Das Produkt warnt Sie vorher, dass auch Definitionen gelöscht werden, die noch richtig sind, denn das ist die wirkliche Folge, und sie sollte keine Überraschung sein.

Aufbewahrung und die Buchführungsregeln

Eine Frage kommt in jedem dänischen Gespräch darüber auf: Wenn Buchführungsunterlagen fünf Jahre aufbewahrt werden müssen, kann eine Frist von 14 Tagen dann richtig sein?

Ja, denn die beiden Dinge sind verschieden. Das Buchhaltungssystem ist die verbindliche Aufzeichnung. Business Central enthält die Posten, und die Aufbewahrungsvorschriften gelten dafür. Die Unterhaltung ist eine Arbeitsnotiz über diese Aufzeichnung, und die Notiz zu löschen löscht nicht den Posten.

Diese Verwechslung ist es wert, einmal ausdrücklich mit Ihrem Wirtschaftsprüfer geklärt zu werden, denn die Antwort bestimmt die Einstellung. Behandelt jemand den Chat als Prüfpfad, ist die Systemarchitektur falsch, nicht die Aufbewahrungsfrist.

Dänische Unternehmen haben einen zweiten Grund, die Grenze klar zu halten. Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Pflicht zur digitalen Buchführung auch für Einzelunternehmen und Vereine mit mehr als 300.000 DKK Nettoumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren. Das registrierte Buchhaltungssystem ist die verbindliche Aufzeichnung. Ein Assistent liest sie.

Was Sie in jedem Produkt prüfen sollten

1. Werden nach Ablauf der Frist auch die Werkzeugergebnisse gelöscht, oder nur die Nachrichten?
2. Wer legt die Frist fest: Sie oder der Anbieter?
3. Wird die Änderung an der Einstellung festgehalten?
4. Folgen Geschäftsdefinitionen und Erinnerungen derselben Frist, und können Sie getrennt entscheiden?
5. Was passiert mit erzeugten Dateien und Exporten?
6. Können Sie nachweisen, dass eine Löschung stattgefunden hat?

Frage 1 ist die, die eine echte Einstellung von einem Eintrag in einer Funktionsliste trennt. Stellen Sie sie zuerst.